El Archivo Municipal de Aljaraque, esta incluso en el Sistema Andaluz de Archivos. Por lo tanto es la Junta de Andalucía la competen en legislar sobre archivos y documentos administrativos. Básicamente los preceptos de gestión documental están inclusos en su normativa sectorial.

- La Ley 7/2011, de 3 noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía.

- A la falta de un nuevo reglamento que la desarrolle, sigue vigente el Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, que pormenoriza la gestión documental.

Acceso y consulta

La Constitución en su artículo 105, apartado b, dice:
”La ley regulara: ... b) El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas.”

Por lo tanto la consulta de los archivos públicos es un derecho constitucional, que en la actualidad está limitado principalmente por el derecho a la intimidad de las personas entre otros.

En este sentido cunde la Ley 7/2011, de 3 noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía.

En su Título IV, artículos 61 a 66, al reflejar “. El derecho de acceso se limitará en razón de la protección de los derechos e intereses establecidos en el artículo 105.b) de la Constitución y en la legislación que lo desarrolle”. 

Dicha Ley en su artículo 72, considera como falta grave:

“c) Impedir el derecho de acceso de la ciudadanía a los archivos, contraviniendo los términos previstos en los artículos 61, 62, 63 y 65.”

Para acceder al fondo del Archivo Municipal por lo tanto sólo hace falta identificarse. No hace falta siquiera, ser mayor de edad. Sólo se deberá rellenar una solicitud de consulta, y si es posible ésta se resolverá en el acto para evitar a la ciudadanía un segundo desplazamiento. En caso de no ser posible, lo mejor es dejar reflejado en la solicitud de consulta en el registro general del SAC, un número de teléfono y correo electrónico para ponernos en contacto.

La reproducción de documentos, una vez se tiene derecho de acceso, tiene básicamente sus límites en;

• El estado de conservación de los documentos.
• La solicitud abusiva por genérica o voluminosa.
• La protección de los derechos de autor.

En la actualidad existe una tasa de 9 céntimos de euro por copia en A-4.

Eliminación de documentos.

Sin duda de la gestión documental, una de las fases más importantes es la de valoración y eliminación de documentos. El Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos regula la eliminación de documentos en su Título II, Capítulo II de la selección documental, artículos 34 a 43. Entre ellos cabe destacar los artículos 35 y 36 referente a documentos originales y copias:

“Artículo 35. Eliminación de documentos originales.

1. La eliminación de documentos originales que cuenten con tablas de valoración aprobadas y oficialmente publicadas, requerirá el informe favorable de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos*.
2. Cuando no existan tablas de valoración, la propuesta de eliminación, acompañada del correspondiente estudio de identificación y valoración, ajustado a los formularios aprobados por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos, deberá ser aprobada por el titular o la titular de la Consejería de Cultura, previo informe y propuesta de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos”

Básicamente este articulo, obliga primero valorar cada documento que se quiera eliminar. “Valorar” es analizar el contenido del mismo, para saber si tiene un valor histórico (El documento se custodiará siempre), jurídico (El documento es garante de ciertos derechos y su custodia deberá realizarse mientras los mismos preexistan), o de mero trámite (El documento puede ser eliminado a corto plazo) Dicho estudio debe ser aprobado por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos.

Aun así, una vez valorado, no podrá realizarse la eliminación sin la autorización del ente autonómico, por lo cual el Sistema Andaluz de Archivos es especialmente garantista en la conservación documental.

“Artículo 36. Eliminación de copias, reproducciones y borradores.

Las copias, las reproducciones y los borradores de documentos deberán ser eliminados salvo que:

1. a) Contengan anotaciones originales de interés o los documentos originales no estén localizados o en buen estado de conservación.
2. b) Aporten datos de interés para el conocimiento del acto documentado.
3. c) En el caso de los listados de ordenador, éstos estén validados o subsista su valor administrativo”.

Es decir no es raro ver documentos eliminados por este Archivo, pero es motivado normalmente por la existencia de copias e inclusive de originales múltiples. Es costumbre, por la facilidad de copiar un documento en la actualidad, que en los expedientes exista el duplicado o triplicado de documentos, por el miedo a la pérdida documental de una única copia u original.

Es decir la mayor parte de documentos que destruye el Archivo Municipal de Aljaraque, no son más que copias u originales múltiples de documentos, en el deseo de reducir el volumen de los fondos del Archivo.

En este sentido la Ley 7/2011, de 3 noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía en sus artículos 71 y 72,  califica la eliminación de documentos sin dicho procedimiento, como faltas graves a muy graves, con sanciones de 50.001 a 300.000 euros.

*Nota; La Ley 7/2011, de 3 noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía modificó el nombre de dicha comisión, que en el decreto original se denominaba Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos.

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Dirección:
Plaza de Andalucía nº 1,
Aljaraque (En el Edificio Consistorial)  
C.P.: 21110

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Fax:  959 316255

E-Mail:  archivo@ayuntamientodealjaraque.es

 
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